Электронный документооборот в 1С

Buh, 10 Апр 2012. Рубрика: Обмены | Отзывов (4)

В данной статье я расскажу про обмен электронными документами на примере 1С Бухгалтерия 2.0.  В программе данный обмен реализован с помощью использования электронно -  цифровой подписи (ЭЦП), что позволяет отправлять юридически значимые документы, а также ЭЦП позволяет шифровать данные.

Настройка:

Для начала необходимо зайти в меню Сервис →  Настройки программы → Электронные документы → Поставить галочки :

  • Использовать обмен электронными документами (ЭД)
  • Использовать электронные цифровые подписи

После нажимаем «ОК». В меню «Сервис » будет доступна команда «Обмен электронными документами».

В формах документов, которые участвуют в электронном обмене будет доступна кнопка «ЭД»

Если вы используете ЭЦП, тогда вам нужно настроить ее параметры. Настраиваются они по следующему пути:

Сервис → настройка программы → электронные документы  → настройка криптографии для обмена ЭД

 

Нажимаем на кнопку «Общая настройка» и заполняем следующие поля:

  • Провайдер ЭЦП — строка, идентифицирующая криптографический сервис
  • Тип провайдера ЭЦП — число, указывающее тип провайдера ЭЦП.
  • Алгоритм подписи — указывается алгоритм подписи. Выбирается из списка выбора, предоставляемого провайдером ЭЦП,
  • Алгоритм хеширования — указывается алгоритм хеширования. Выбирается из списка выбора, предоставляемого провайдером ЭЦП,
  • Алгоритм шифрования — указывается алгоритм шифрования. Выбирается из списка выбора, предоставляемого провайдером ЭЦП,
  • Выполнять проверку ЭЦП на сервере — если флажок установлен, то проверка ЭЦП выполняется на сервере, иначе - на клиенте,
  • Путь модуля криптографии (для сервера 1С:Предприятия под управлением Linux) — путь к модулю криптографии. Настройка имеет смысл, если установлен флажок Выполнять проверку ЭЦП на сервере.

Для того, чтобы настроить персональные настройки пользователя необходимо нажать на кнопку «Персональная настройка ЭЦП»

В форме указывается:

  • Указать Действия при сохранении с ЭЦП (Сохранять все подписи или выбирать сохраняемые подписи);
  • Задать расширение для файлов зашифрованных электронных документов (по умолчанию p7m).

Для того, чтобы можно было использовать ЭЦП в программе, необходимо импортировать сертификаты подписей, используя команды Загрузить сертификат из реестра ОС или Загрузить сертификат из файла.

После того как сертификат импортирован в программу, в форме сертификата можно задать список документов для подписи которых будет использоваться сертификат.

В форме сертификата, в поле Доступен пользователю, можно указать пользователя, которому этот сертификат будет доступен для подписи. Если поле Доступен пользователю не заполнено, то сертификат в программе будет доступен всем пользователям, зашедшим в 1С, с компьютера, на котором установлен сертификат подписи, и при наличии пароля к сертификату поставить с помощью сертификата электронную цифровую подпись сможет любой пользователь программы. Такая ситуация может возникнуть, когда с помощью одного сертификата ставить подпись должны несколько сотрудников организации.

На странице Состав исполнителей для сертификата задается список исполнителей, которые могут отправлять электронные документы на подпись ответственному лицу -  пользователю, который имеет право подписывать документы этим сертификатом (значение поля Доступен пользователю). Если флажок Проверять состав исполнителей не установлен, то на подпись ответственному лицу по данному сертификату может отправить любой пользователь программы.

В процессе обмена электронными документами программа генерирует различные служебные файлы (файлы с документами, файлы с ЭЦП, файлы с транспортной информацией и т.д.), которые перед отправкой собираются в пакет электронных документов (архивный файл). Для работы с такими файлами используется основной рабочий каталог программы.

 Настройка соглашения об использовании электронных документов

Настройки параметров обмена электронными документами между контрагентами, выполняются в справочнике Соглашение об использовании электронных документов по следующему пути:

Сервис → Обмен электронными документами → Соглашение об использовании электронных документов.

Теперь нужно создать новое соглашение, Нажимаем на кнопку «Создать», открывается окно, в нем заполняем все графы.

 

!!!!!!!!! Для обмена электронными документами в программе должно быть оформлено как минимум одно соглашение об использовании электронных документов.

В соглашения необходимо задать следующие настройки обмена:

  • Указать организацию и ответственного за обмен сотрудника.
  • Контрагента, с которым заключается соглашение.
  • Задать идентификаторы для организации и контрагента. По умолчанию идентификаторы участников обмена автоматически генерируются программой на основании ИНН, КПП организации и ИНН, КПП контрагента. Для обмена электронными документами идентификаторы организации и контрагента должны быть обязательно указаны в программе.
  • При использовании в процессе обмена шифрования электронных документов, в качестве сертификата шифрования нужно указать файл сертификата контрагента (открытый ключ, полученный от контрагента по открытым каналам связи), а в качестве сертификата расшифровки необходимо выбрать сертификат, созданный на предыдущем этапе настройки из списка Сертификаты ЭЦП (сертификат, который был передан контрагенту в качестве сертификата шифрования по открытым каналам связи). Сертификаты шифрования и расшифровки действуют на все виды электронных документов, участвующих в обмене.

 Программа позволяет обмениваться электронными документами по следующим каналам (поле Способ обмена):

  • Через электронную почту – в этом случае задается электронный почтовый адрес контрагента (поле Адрес ресурса контрагента), а в поле Адрес ресурса организации указывается  учетная запись электронной почты. Настоятельно рекомендуется использовать отдельную, специально выделенную для обмена,  учетную запись электронной почты.
  • Через каталог – в этом случае задается каталог обмена для входящих электронных документов (поле Адрес ресурса организации) и  каталог обмена для исходящих электронных документов (поле Адрес ресурса контрагента).

Эти настройки также действуют на все виды электронных документов, участвующих в обмене.
На страницах Исходящие документы и Входящие документы можно указать, какие документы будут участвовать в обмене.

В таблице видов документов необходимо флажками отметить те действия, которые будут осуществляться над документами:

  • Получать/Отправлять – документы участвуют в электронном обмена.
  • Подписывать – подписывать документы ЭЦП.
  • Контролировать доставку – ожидать получение служебного файла с квитанцией о доставке электронного документа. Служебный файл с квитанцией о доставке формируется программой автоматически всегда, а установка флажка Контролировать доставку влияет на статусы документа. Если в процессе обмена важно видеть подтверждение того, что электронный документ доставлен, то флажок следует установить.

В правой части страниц Исходящие документы и Входящие документы отображаются списки статусов документов для каждого вида электронного документа в отдельности. Состав списков статусов зависит от действий, которые будут осуществляться над документами.

Для исходящих документов возможны следующие статусы:

  • Сформирован – статус присваивается вновь созданному электронному документу.
  • Утвержден - документ просмотрен ответственным сотрудником организации и утвержден им. Утверждение осуществляется в форме самого электронного документа. Если документ отклонен (Все действия → Отклонить электронный документ), то всегда можно отменить отклонение, при этом документ вернется в статус Сформирован.
  • Подписан – электронный документ подписан "нашей" ЭЦП. Действие выполняется и присваивается статус, если в процессе обмена предусмотрено использование ЭЦП.
  • Отправлен – электронный документ готов к отправке и поставлен в очередь на отправку (подробнее см. далее).
  • Доставлен – после получения электронного документа на стороне контрагента формируется служебный файл с квитанцией о доставке, который отправляется в адрес отправителя. После получения такой квитанции у электронного документа устанавливается статус Доставлен. Действие выполняется и присваивается статус, если в процессе обмена предусмотрен контроль доставки.
  • Получено подтверждение – получена ЭЦП контрагента на исходящем электронном документе. Действие выполняется и присваивается статус, если в процессе обмена предусмотрено использование ЭЦП.

Для входящих документов возможны следующие статусы:

  • Получен – электронный документ загружен в программу.
  • Утвержден – документ просмотрен ответственным сотрудником организации и утвержден им. Утверждение осуществляется в форме самого электронного документа. Если документ отклонен (Все действия → Отклонить электронный документ), то всегда можно отменить отклонение, при этом документ вернется в первоначальный статус, на котором произошло отклонения.
  • Подписан – входящий электронный документ подписан "нашей" ЭЦП.
  • Отправлено подтверждение – установлена ЭЦП на полученный электронный документ, готова к отправке и поставлена в очередь на отправку (подробнее см. далее). Статусы Подписан и Отправлено подтверждение устанавливаются у входящих электронных документов, если в процессе обмена предусмотрено использование ЭЦП.
  • Доставлено подтверждение – получен служебный файл с квитанцией о доставке контрагенту ЭЦП, установленной на электронный документ. Действие выполняется и присваивается статус, если в процессе обмена предусмотрен контроль доставки.

Программа позволяет вкладывать в пакет передаваемых электронных документов файлы, следующих форматов: табличный документ 1С; документ Word 2007; документ HTML; лист Excel, документ XML (обязательный для использования). Такая возможность позволяет визуально контролировать пересылаемые данные. Для использования такой возможности в форме соглашения, на странице Форматы исходящих документов, необходимо установить соответствующие флажки.

На странице Сертификаты подписей в таблице можно сформировать список сертификатов подписей, из файлов ЭЦП, полученных от другого участника обмена. Если такой список сформирован и установлен флажок Проверять сертификаты подписей контрагента, то в процессе работы с электронными документами программа будет сверять сертификат, которым подписан конкретный документ от контрагента с сертификатом из списка. Если в процессе проверки окажется, что сертификат, которым подписан документ отсутствует в списке, то строка ЭЦП с таким сертификатом в форме просмотра электронного документа будет выделена пиктограммой "Внимание".
Настройки, выполненные в соглашении, действуют только в том случае, если соглашение проведено в статусе Действует. Для соглашения можно указать срок действия соглашения (в поле Срок действия до).

Формирование и отправка исходящего электронного документа

Для формирования и отправки электронных документов в формах документов указывается в верхнем меню кнопка ЭД. Если нажать на кнопку, то доступны следующие команды:

Команда Сформировать, подписать и отправить создаст электронный документ, предложит подписать его с помощью ЭЦП (если есть право подписи для данного пользователя и сертификат подписи установлен на компьютер) и поставит в очередь на отправку получателю. Если у пользователя нет прав подписи или на компьютере не установлен сертификат, заданный в настройках криптографии для обмена в качестве подписывающего для этого вида электронного документа по организации, то программа перенаправит электронный документ на подпись ответственному лицу, имеющего право подписывать электронный документ. Данная команда всегда выполняется для последней версии электронного документам и двигает его вперед по этапам. Т.е. если до выполнения команды электронный документ был сформирован, то передаст его на подпись, если подписан, то поставит в очередь на отправку и т.д. Повторного действия для одной и той же версии электронного документа команда не выполняет.

Команда Сформировать новый электронный документ в форме документа формирует очередную версию электронного документа. Этот вариант позволяет не только принудительно переформировать электронный документ (чего нельзя сделать командой Сформировать, подписать и отправить), но и визуально оценить сформированный электронный документ в открывшейся форме электронного документа, выполнить команды по переходу на следующий этап.

Если подписанный электронный документ, оформленный ранее, требуется перенаправить получателю,  например, когда ЭД не получены по причине потери данных, то в форме документа можно воспользоваться командой Отправить повторно. В этом случае, система отправит ранее созданный электронный документ со всеми установленными ЭЦП к моменту повторной отправки.

Ответственное лицо организации может подписывать электронные документы из формы «Документы на подпись», которая находится:

Сервис → Обмен электронными документами → Документы на подпись

Либо из формы самого документа.

Непосредственная передача исходящих данных осуществляется  по команде Отправить и получить электронные документы в меню:

Сервис → Обмен электронными документами

При отправке данных сформированный электронный документ шифруется (зависит от настроек соглашения сторон об обмене), упаковывается вместе с установленными ЭЦП и отсылается (по электронной почте или в каталог обмена).
Текущее состояние по актуальной версии электронного документа для документа ИБ отображается в форме самого документа (строка Состояние) и в форме списка документов (колонка Состояние ЭД).

После формирования все электронные документы попадают в архив электронных документов на страницу Исходящие.

В списке архива можно установить отбор по Ответственному, Виду и Статусу электронного документа, открыть для просмотра форму электронного документа. Архив может открываться по команде Архив электронных документов в меню Сервис → Обмен электронными документами. В форме просмотра электронного документа содержится печатная форма учетного документа, которая позволяет визуально оценить содержимое сформированного электронного документа. В форме также содержатся установленные для электронного документа ЭЦП и их статусы, пройденные и планируемые статусы электронного документа (зависит от настроек соглашения для данного вида электронных документов). В форме электронного документа с помощью гиперссылки Отражен в учете можно открыть документ информационной базы. В зависимости от пройденных этапов в форме можно выполнить команды по переходу на следующий этап.

Получение и обработка входящего электронного документа

Непосредственное получение входящих данных осуществляется либо по команде Отправить и получить электронные документы в меню Сервис → Обмен электронными документами. После получения входящих данных будет автоматически сформирована квитанция о доставке пакета данных. Сформированная квитанция будет автоматически выслана на адрес отправителя. В случае обмена "Через каталог" и использовании внешних носителей для передачи данных не рекомендуется использовать контроль доставки сообщений, т.к. полный цикл работы с электронным документом редко будет завершенным (т.е. в этом случае, в процессе настройки соглашения не нужно устанавливать флажки Контролировать доставку у видов документов).

Если в соглашении задано использование шифрования электронных документов, то полученные данные в виде зашифрованных пакетов после загрузки будут находиться в списке Архив электронных документов на странице Нераспакованные пакеты, т.к. расшифровка требуется интерактивных действий пользователя, а именно - доступ к закрытой части ключа сертификата шифрования (например, введен пароль). Зашифрованные пакеты загружаются в список в статусе К распаковке. Для некорректных пакетов, пакетов которые вызывают ошибку в процессе распаковки, можно установить статус Отменен (без обработки) и выяснить причину ошибки.

В архиве входящих электронных документов в колонке Версия отображается версия документа, его отражение в учете, актуальность (есть ли более поздняя версия электронного документа, отраженного в учете). В колонке текст выделяется красным цветом, если версия электронного документа больше, чем версия электронного документа, отраженного в учете в документе информационной базы. В архиве можно сравнить содержимое двух версий полученных электронных документов, выделив две строки в списке и вызвав команду Все действия → Сравнить версии электронных документов (данная команда доступна только в режиме толстого клиента). По команде Все действия → Установить ответственного можно назначить ответственного за обработку электронных документов. В списке архива можно установить отбор по Ответственному, Виду и Статусу документа, открыть форму входящего электронного документа.

В форме входящего электронного документа можно в любой момент заполнить непроведенный документ информационной базы, по команде Перезаполнить документ. Можно отклонить документ, вызвав соответствующую команду в группе Все действия. В форме так же содержатся установленные для электронного документа ЭЦП и их статусы, пройденные и планируемые статусы электронного документа (зависит от настроек соглашения для данного вида электронных документов). В форме электронного документа с помощью ссылки Отражен в учете можно открыть документ информационной базы.

Если в соглашении задано требование ответной подписи, то в форме электронного документа можно установить ЭЦП на электронный документ или передать его на подпись ответственному лицу по команде Подписать и отправить подтверждение.

В форме электронного документа пользователь может сохранить версию электронного документа вместе с установленными ЭЦП в каталог на диск, по команде Все действия → Сохранить электронный документ на диск. После выполнения команды будет создан архивный файл электронного документа, включающий в себя файлы, указанных в соглашении форматов, а также файлы с установленными ЭЦП.

С помощью команды Все действия → Печать документа с электронными подписями можно напечатать форму электронного документа, а также список сертификатов которыми был подписан документ с датами установки ЭЦП.

Для расшифровки данных необходимо, чтобы на компьютере был установлен сертификат, с помощью которого шифровался пакет, и был предоставлен доступ к закрытой части сертификата шифрования (например, введен пароль). Будет выполнена проверка действительности сертификата подписи, полученного вместе с ЭЦП, а также соответствия электронного документа и ЭЦП.

При получении первой версии электронного документа программа автоматически создаст документ информационной базы соответствующего вида (черновик документа) и заполнит его данными из электронного документа.  Далее работа с таким документом осуществляется в обычном порядке. При получении новой версии электронного документа, ранее уже загруженного в информационную базу, программа привязывает ее к существующему документу информационной базы.

В форме документа информационной базы, с помощью команды панели навигации Электронные документы, можно перейти в список электронных документов связанных с ним. В форме списка можно увидеть статусы и время изменения статусов электронных документов, открыть форму конкретного электронного документа, открыть журнал регистрации и просмотреть события, связанные с электронными документами.

Комментариев (4)

Подписа на комментарии

  1. Раис пишет:

    Достойный сайт для изучающих 1С бухгалтерию! Успехов в продвижении!

  2. алексей пишет:

    «Светлый день праздника»
    В светлый день святого праздника
    Пусть исполнятся мечты.
    Пасха пусть одарит радостью,
    Дивной силой красоты.

    Вам желаем вдохновения,
    Светлых сказочных минут.
    Только верные решения
    Пусть к вам вовремя придут.

    В жизни все пускай исполнится,
    Что задумано с добром.
    Ваш прекрасный дом наполнится
    Славным ласковым теплом!

  3. виталий пишет:

    Хороший бухгалтерский сайт .Удачи!

  4. Александр пишет:

    Очень сложная и необходимая тема для бухгалтерии. Я с ней незнаком, но когда столкнулся с бухгалтерией, слышал их отзывы. В это время они переходили на “Оракул” с которой пришлось помучиться вместе с бухгалтерами.
    Отличная тема, желаю больших успехов!

Трекбеки / Пинги

показать трекбеки

Ваш комментарий

XHTML: Вы можете использовать следующие теги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Обратите внимание: Комментарии модерируются, и это может вызвать задержку их публикации. Отправлять комментарий заново не требуется.